Com a nova importação de XML do fornecedor o processo de importação ficou muito mais fácil e eficaz. Com ela, as críticas e associações passaram a ser agrupadas por item e a associação além de opcional, sempre apresentará a última escolha feita. Nesta nova importação também foi implementada uma nova forma de criar e associar as embalagens, além de um novo cadastro de produto completo que elimina a necessidade de precisar alterar o produto posteriormente para inserir alguma informação que ficou faltando.

Processo de importação

Para fazer a importação de NFe do fornecedor basta acessar o menu Notas Fiscais > Importação de NF-e de fornecedor:

Note que o sistema sempre se posiciona inicialmente na aba Importar, onde é possível fazer a importação da NFe do fornecedor diretamente da SEFAZ ou através de um arquivo XML com o padrão da NFe:

Também é possível fazer a consulta das notas diretamente pelo sistema, utilizando a opção Documentos destinados. Com ela o sistema consulta de forma automática no site da SEFAZ as notas que foram emitidas contra o seu CNPJ e apresenta na tela para que você tome a ação necessária.

• Confirmar: confirma o recebimento do documento e comunica a Sefaz.
• Desconhecer: Desconhece a operação, ou seja, não sabe do que se trata.
• Operação não realizada: Notifica a Sefaz a não operação de documento, sendo necessário ao emitente cancelar o mesmo.
• Ciência da operação: Confirma e da ciência de que está correto o documento.
• Download do XML: Após confirmado, pode realizar o download do arquivo XML para importação no sistema.

Para definir como o sistema irá tratar as críticas da importação acesse a aba Configuração. As opções disponíveis para configuração são: Comparar e replicar para todos, Não comparar e Comparar. Confira abaixo o funcionamento de cada uma das configurações:

• Comparar e replicar para todos: o sistema compara os dados do XML com o cadastro de produtos e gera a crítica. Se após resolver a crítica ainda existir mais itens no mesmo XML com a mesma crítica, ela será resolvida automaticamente de acordo a solução informada no primeiro item.
• Não comparar: o sistema não compara os dados do XML com o do produto e consequentemente não gera a crítica.
• Comparar: o sistema compara os dados do XML com o do produto e gera a crítica, porém, se outro item possuir a mesma crítica ela não será resolvida automaticamente. Será necessário resolvê-las item a item.

Perceba que a configuração precisa ser feita apenas uma vez e as demais serão preenchidas da mesma maneira.

Voltando ao processo de importação na aba Importar, depois que escolher o arquivo com a NFe do Fornecedor e clicar em “Importar”, o sistema mostrará na aba “NFe” os detalhes principais que estão sendo importados, sendo eles: fornecedor, transportadora, valores, frete, observações, etc.

Observe que também é possível visualizar o espelho da NFe:

Na aba Itens o sistema exibirá uma tabela com os itens importados. Ao selecionar cada item, serão exibidas logo abaixo na tabela Críticas todas críticas de importação com o status Pendente ou OK. Cada crítica pendente precisa ser resolvida através de uma ação, como por exemplo associar o item a um item já cadastrado no sistema ou cadastrá-lo como um novo item.

Para navegar rapidamente pelos itens foi criado um campo para pesquisa e também é possível utilizar filtros nas colunas da tabela.

Cada associação que o sistema faz automaticamente é passível de alteração pelo usuário. No exemplo acima o sistema associou um item da nota a um determinado produto, mas é possível trocar por outro já cadastrado (ou até mesmo cadastrar um novo produto). A mesma situação ocorre com a embalagem.

Ainda sobre a relação entre produtos e embalagens, o sistema é assertivo, pois irá sugerir sempre a ação tomada na última NFe importada daquele mesmo item.

Ao resolver uma crítica relacionada à CFOP por exemplo, o sistema tentará aplicar a mesma solução aos outros itens com a mesma CFOP (desde que a opção Aplicar esta ação em itens semelhantes esteja marcada conforme imagens abaixo). Essa mesma lógica se aplica a outros cadastros, tais como produto, serviço, unidade de medida, etc.

Depois que resolver todas as críticas pendentes a aba Tributação será habilitada. Nesta aba é possível definir a tributação dos produtos que estão sendo importados. Cada vez que entrar na aba Tributação e houver algum dado que precisa ser gravado, o sistema exibirá uma mensagem solicitando a confirmação da gravação.

Ao carregar as críticas de ICMS o sistema sugere a opção Tributação do XML que pode ser alterada pelo usuário caso necessário.

• Tributação do XML: geralmente utilizado por empresas normais Lucro Real ou Lucro Presumido, pois necessitam das informações de ICMS, ICMS ST, PIS/COFINS e IPI.
• Tributação Configurada: Utilizada pela maioria, recomendamos essa opção caso sua empresa seja do Simples Nacional ou MEI, assim o sistema vai puxar as configurações tributárias configuradas para sua empresa.

Para finalizar o processo de importação basta clicar em Gerar nota fiscal.

Na próxima tela, o sistema carregara todos os dados da nota de entrada, basta conferir os dados, se estão todos corretos e clicar em Próximo passo (F8) até o final e depois em Gravar (F10).

Pronto, sua nota de entrada já está lançada de forma correta no sistema.