A conferência de compra é um processo crucial na gestão de aquisições, onde se realiza uma verificação detalhada de todos os aspectos de uma ordem de compra antes de sua finalização. Este procedimento envolve a checagem minuciosa dos itens pedidos, quantidades, preços, condições de pagamento, prazos de entrega e especificações técnicas. O objetivo principal é garantir que todos os detalhes da compra estejam corretos e em conformidade com o que foi acordado entre a empresa e o fornecedor, prevenindo erros, discrepâncias e possíveis problemas futuros.
Etapas
- Verificar os itens listados no pedido;
- Conferir os preços unitários e totais;
- Validar as condições de pagamento;
- Checar os prazos de entrega;
- Confirmar as especificações técnicas dos produtos;
Responsáveis
Equipe de compras e departamento solicitante.
Prazo
A ser definido de acordo com a urgência da compra.
Observações
Qualquer discrepância encontrada deve ser imediatamente reportada ao fornecedor para correção.
A conferência pode ser acessada nas telas que possuem o botão [Conferência] no rodapé:
O botão de conferência possui três opções: “Conferência cega“, “Lista de conferência física” e a “Conferência“. Vamos falar sobre cada uma delas.
Conferência cega
A conferência cega é para usuários que não possuem permissão para saber os produtos e as quantidades do documento. Isso é configurado através do perfil de usuário.
Na tela de conferência cega, na seção Incluir no topo da página, é possível incluir um produto, escolher sua unidade e sua quantidade, e clicar em [Ok] para confirmar, adicionando assim o produto à lista.
A conferência cega pode trabalhar com lançamento manual (via inserção de código do produto ou escolhendo-o), com importação de arquivo via EDI do coletor com o botão [Importar (F5)] ou até mesmo via integração do Uniplus Mobile. É possível também imprimir a listagem gerada, usando o botão [Imprimir (Ctrl+P)].
Lista de conferência física
A conferência física é um relatório para conferência manual dos itens. A quantidade real será preenchida diretamente no relatório pela pessoa que conferiu.
Conferência
Essa tela vai apresentar as divergências da conferência, caso existam, na guia Conferência.
Na guia itens é possível alterar ou incluir novos itens:
Também existe a opção de impressão. Se o Uniplus estiver na guia itens, a impressão vai corresponder a listagem da conferência cega.
Porém se estiver na guia de conferência, a impressão será equivalente à listagem da conciliação da conferência.
Na tela de conferência é possível alterar o documento com o botão [Alterar documento (F3)]. Neste caso a carga irá abrir em modo de conferência:
Através de um esquema simples de cores é possível saber em qual documento as quantidades não conferem. Um duplo clique sobre a quantidade permite alterar o valor:
Após fazer as devidas alterações, será possível gravar clicando em [Gravar (F10)].
Na tela de Cargas, será possível configurar a grid para informar se o documento já foi conferido ou não. Com essa informação poderemos filtrar a lista em um dos dois lugares destacados na imagem abaixo:
Conferência do pedido de faturamento
Na tela de Pedidos de Faturamento também podemos, se necessário, configurar uma coluna específica para a conferência. E no rodapé dessa tela encontramos um botão “[Conferência]”.
Em relação as builds anteriores a 6.11.1, a tela de conferência cega não sofre nenhuma alteração. Já a de conferência sofre: é possível já editar a quantidade dos volumes do pedido. Ou seja, o que for alterado aqui é o que será gravado no pedido, e depois será levado para a nota fiscal.
Também é possível alterar o documento, que será aberto em modo de Conferência, ou seja, permitindo que o pedido seja editado em suas quantidades e aceite ou não do que foi conferido. Após a edição, basta efetuar a gravação.
Conferência da nota fiscal de saída
A nota fiscal de saída possui as mesmas opções que os outros documentos de Conferência: o campo para filtrar e a coluna com status do documento.
Para iniciar uma conferência em uma nota fiscal de saída, é necessário configurar a natureza de operação em Cadastros → Outros → Notas fiscais → Naturezas de operação e tributações especiais. Deve ser marcado a opção “conferir nota fiscal na natureza de operação”.
Após a ativação do recurso, os documentos que são gravados com a opção “marcada para conferência” irão ficar com status de pendente.
Deste ponto em diante a conferência segue igual a carga ou o pedido. Poderá ser feita a conferência cega e depois a conferência de fato. A única diferença é que na conferência da nota fiscal não será possível alterar o documento de origem, porque muitas vezes a nota fiscal já estará transmitida.
Conferência e liberação da Nota Fiscal de entrada
| Observação | O recurso de Liberação estará disponível somente para aqueles que tiverem a licença “Gestão de Custo e Preço”. Nas instalações do Uniplus onde está licença não existir, a conferência funcionará de forma idêntica à nota fiscal de saída já explicada nesse artigo. |
Para iniciar uma conferência em uma nota fiscal de entrada, será necessário configurar a natureza de operação em Cadastros → Outros → Notas fiscais → Naturezas de operação e tributações especiais. Deve ser marcado a opção “conferir nota fiscal na natureza de operação”.
Para trabalhar com a conferência, será necessário marcar a checkbox “conferir nota fiscal”.
Sobre o módulo de Gestão de Custo e Preço:
- Se o módulo de gestão de custo e preço estiver ativo, não será feita movimentação de estoque ou alimentação do custo até que seja validada a conferência da nota.
- Caso não esteja ativo ou instalado o módulo de gestão de custo e preço, será feita a movimentação de estoque normal e alimentação de custo também.
Ao conferir a nota de entrada, ficarão disponíveis os botões [Conferir (F10] e [Liberar sem conferir (F4)]:
O funcionamento da conferência é idêntico ao das outras telas: você poderá efetuar os lançamentos manualmente, via coletor ou via Uniplus Mobile. Em seguida poderá efetuar a conferência do documento.
Aqui também não será possível altera
