Ordem de Serviço trata-se de uma funcionalidade do sistema que permite gerenciar o registro, execução e faturamento serviços e peças. Há várias personalizações disponíveis, como a especificação do serviço de manutenção, reparo de veículos e reparos gerais, o tipo de produto/objeto em que o serviço será feito, quem pode gerenciar os serviços, dentre outras. Essas personalizações deixam o processo prático e focado nos detalhes desejados, trazendo uma maior variabilidade nas ordens de serviço.

Processo

Para acessar a tela onde é feito o controle das Ordens de Serviço, acesse Ordem de Serviço > Ordens de serviço. Nesta tela principal estão presentes todas as OS, seus status, detalhes e todas as operações possíveis de serem realizadas nelas:

Incluir Ordem de Serviço

Para incluir uma ordem de serviço acesse Ordem de Serviço > Ordens de serviço > Incluir (F2) e configure as abas.

Dica!

Também é possível duplicar uma OS. Basta selecionar a OS e clicar no botão Duplicar (Ctrl+D)  e realizar as mesmas configurações de inclusão.

Aba Cabeçalho

Na aba Cabeçalho realize as configurações. Lembrando que os campos em Azul podem ser habilitados ou desabilitados nas configurações da OS:

• Bloco orçamento: neste bloco estão as operações relacionadas a orçamento (somente com a funcionalidade “Ordem de serviço como orçamento” habilitada nas licenças):
  • Ordem de serviço é um orçamento: habilitando, sinaliza que a ordem é um orçamento. Nota-se que para o status da OS ser considerado Orçamento é necessário constar algum serviço/produto na OS;
  • Orçamento aprovado: habilitando, sinaliza que o orçamento foi aprovado;
  • Validade: selecione a validade do orçamento.

Dica!

Vários dos campos de seleção permitem cadastrar na hora da seleção, clicando no botão  ao lado e incluindo um novo item.

• Código: campo informativo do código da OS;
• Abertura: campo informativo do horário da abertura;
• Agendar para: selecione a data de agendamento do serviço;
• Previsão de conclusão: selecione a data de previsão de conclusão;
• Área: selecione uma área de atuação do problema;
• Prioridade: selecione a prioridade do serviço;
• Técnico atendente: selecione o técnico que realizou o atendimento;
• Veículo: este campo varia com a descrição do objeto trabalhado, conforme a disposição da configuração da OS, ao selecionar este objeto o cliente automaticamente será selecionado caso houver vínculo;
• Número de fabricação: informe o número de fabricação do objeto;

Ainda na aba cabeçalho realize as configurações:

• Descrição do item: campo informativo mostrando os detalhes e campos do objeto selecionado;
• Cliente: selecione o cliente;
• Características do item: insira as características do item para fácil identificação;
• Tipo de problema: selecione o tipo de problema relacionado;
• Relato: informe o relato do cliente em relação ao problema;
• Data/hora de entrada/saída do item: informe a data/hora de entrada/saída do item com o problema.
• Estimativa de Preço: este campo se trada do campo adicional especificado nas configurações de OS;

Na aba inferior Garantia faça as configurações:

• Ordem de serviço de garantia: habilitando, marca a ordem atual como uma ordem de serviço com garantia;
• Tipo de garantia: selecione o tipo de garantia (própria, fabricante, garantia estendida);
• Data da compra: selecione a data de aquisição do item ao qual pertence a garantia;
• Nota fiscal: informe o número da nota fiscal do produto;
• Garantia válida até: selecione a data até quando a garantia é válida;
• Observações: campo opcional para observações.

Na aba inferior Descrição de serviços faça as configurações:

• Serviço(s) executado(s) : insira os serviços já executados;
• Serviço(s) não executado(s) : insira os serviços ainda não executados.

Na aba inferior Atendimento faça as configurações:

• Local de atendimento: selecione um local de atendimento;
• Deslocamento: insira caso necessário uma descrição de deslocamento.

Aba Produtos/Serviços

Nesta aba é possível adicionar os produtos e serviços utilizados e prestados, para adicioná-los realize as configurações:

• Pauta de preço: selecione a pauta de preço;
• Condição de pagamento: selecione a condição de pagamento;
• Adicional: caso desejado insira uma observação adicional;
• Ped. compra: caso o produto esteve em um pedido de compra, é possível especificá-lo aqui;
• Item ped. compra: insira o número do item no pedido de compra;

É possível aplicar descontos nos produtos (ao adicioná-los), subtotal dos produtos e subtotal da OS inteira:

• % desconto do subtotal: insira o percentual de desconto do subtotal (podendo ser dos produtos ou total da ordem);
• desconto do subtotal: insira o valor de desconto do subtotal (podendo ser dos produtos ou total da ordem);
• Valor líquido: insira o valor líquido específico do subtotal (podendo ser dos produtos ou total da ordem).

O processo de inclusão de serviços na aba serviços é idêntico ao de produtos, basta configurar e adicionar os serviços desejados, aplicando desconto de acordo com a preferência:

OBS: caso qualquer um dos processos de inclusão de produto/serviço(s) estiver sendo realizado enquanto a OS estiver com o status 

(ou quando a opção 

 estiver habilitada), três novos campos referentes ao processo de inclusão estarão disponíveis:

• Técnico: selecione o técnico responsável pela inclusão;
• Data: selecione a data da inclusão/modificação;
• Observação: inclua uma observação que desejar.

Aba Fotos

Nesta aba é possível adicionar fotos à OS, podendo catalogar o serviço de forma mais intuitiva. Ela pode ser habilitada nas configurações da OS. Para adicionar fotos faça as seguintes configurações:

• Descrição: insira uma descrição da foto;
• Ferramentas: essas são as ferramentas de adição de fotos. É possível adicionar uma foto através de um arquivo ou captura de webcam, visualizar a foto externamente ou limpar a seleção.

Após escolher a foto e descrição basta clicar em Ok.

Aba Documentos

Nesta aba são adicionados documentos relacionados à OS. Ela pode ser habilitada nas configurações da OS. Para adicionar documentos insira a descrição e selecione um arquivo através do botão

Aba Observações

Nesta aba é possível registrar observações gerais, para isso basta digitar na caixa de texto. Lembrando que o botão Gravar no canto inferior da tela grava a OS inteira:

Aba Laudo técnico

Nesta aba é adicionado o laudo técnico do serviço, para isso basta digitar na caixa de texto. Lembrando que o botão Gravar no canto inferior da tela grava a OS inteira:

Status de Ordem de Serviço

Existem vários status para ordens de serviço, a sequência normal é: Aberta/Agendada > Em execução/Pausada > Finalizada > Faturada

Para iniciar uma ordem de serviço, basta na tela geral de OS (Ordem de Serviço > Ordens de Serviço) selecionar a OS desejada e clicar em Iniciar (F6). Após isso selecione o técnico que irá trabalhar na OS na mensagem que aparecer:

Após iniciada, é possível tanto pausar quanto finalizá-la. Para finalizar a OS selecione ela e clique em Finalizar (F7):

O próximo passo para a OS é o faturamento, para efetuá-lo selecione a OS e clique em Faturar:

Após isso preencha as informações de pagamento na janela que abrir.

Lembrando que o financeiro é separado em duas partes: À vista (em vermelho) e À prazo (em azul).

À vista gera caixa e movimentação bancário quando for: PIX, carteira digital ou transferência.

À prazo gera contas a receber, seja em POS (Cartão de crédito e Débito), crediário, boleto, etc.

Serão então geradas as notas fiscais correspondentes dependendo das configurações especificadas nas configurações de OS.

Importante!

O status Faturada parcialmente ocorre somente quando a modalidade de faturamento for Cupom fiscal e NFS-e, onde a OS é faturada no cupom fiscal (parte do produto) mas não é faturada na NFS-e (serviço).

Eventos

É possível adicionar eventos cadastrados, que servem como status mais detalhados com sua própria tela e descrição, porém vale ressaltar que o único evento que aparece como status na tela principal é o evento pré-configurado Pausa. Para cadastrar um evento acesse Cadastros > Outros > Ordem de serviço > Tipos de evento > Incluir (F2) então insira a descrição e selecione a cor:

O evento então estará disponível para seleção nas OS, para atribuir ele a uma, acesse Ordem de Serviço > Ordens de Serviço selecione a desejada e em Mais opções clique em Eventos (F8):

Nesta tela está presente o histórico de eventos da OS junto com os detalhes:

Para adicionar um evento clique em Incluir (F2) e faça as configurações:

• Data: selecione a data do evento;
• Tipo: selecione o tipo de evento dentre os cadastrados;
• Técnico de: selecione o técnico realizando o serviço;
• Técnico para: caso ocorrer uma alteração de técnico, selecione-o através deste campo;
• Contato: insira um contato referente ao evento;
• Descrição: insira uma descrição do evento.

Reabrir OS

Reabrir é uma possibilidade que as OS Finalizadas possuem caso haja necessidade. Após reabrir uma OS ela ficará com o status Em execução e poderá ser alterada normalmente.

As OS podem ser reabertas na tela principal (Ordem de serviço > Ordens de serviço), basta selecionar uma ordem Finalizada e clicar em Mais opções > Reabrir (F12):

Retirada

É possível registrar quando o objeto da OS foi retirado pelo cliente, agindo como um meio de controle. Para isso, na tela principal (Ordem de serviço > Ordens de serviço), basta selecionar a OS já Faturada e clicar em Mais opções > Retirada (F11):

Na janela que abrir selecione a data da retirada, o usuário pelo qual foi entregue e o cliente que retirou:

Para as informações de retirada tornarem-se visíveis é necessário configurá-las na grid, para isso clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar das colunas e em Escolher campos:

Após isso estarão disponíveis as colunas adicionadas contendo a informação configurada:

Mesclar OS

Mesclar se trata de uma operação realizada em duas OS Finalizadas transformando elas em uma. Este processo somente ocorre em OS dos mesmos clientes e serve para facilitar o faturamento.

Para mesclar duas OS é necessário que o meio de faturamento nas configurações de OS seja Cupom fiscal e NFS-e. As OS podem ser mescladas na tela Ordem de Serviço > Ordens de Serviço selecionando duas ordens com o mesmo cliente que já estejam finalizadas, basta clicar em Mais Opções > Mesclar:

Após isso selecione os produtos/serviços que constarão na OS combinada:

As OS que foram mescladas terão seu status mudado para Mesclado, e será criada automaticamente uma terceira OS com os produtos e serviços selecionados combinados:

Cancelar OS com PAF

Caso utilize integrador fiscal PAF, o processo de cancelamento possuirá um nome diferente. Na tela principal (Ordem de serviço > Ordens de serviço) após selecionar uma OS e clicar no botão  ela então é cancelada (não executada). Isso acontece pois com PAF o cancelamento é diferente, é preciso faturar e após isso cancelar o faturamento. O botão de serviço não executado simplesmente faz esse processo automaticamente, efetivamente “cancelando” a OS.